Webjournalisten van de ‘De Beeldkrant’, een dagelijkse nieuwsbron van de Belastingdienst, werken sinds 2005 met het contentmanagementsjabloon van Lotus Notes. Dit naar volle tevredenheid van iedereen, inclusief nieuwe medewerkers. Zij kunnen na een dag of twee al uit de voeten met dit, relatief eenvoudige CMS. Bijna was het anders gelopen.

Als het gaat om interne communicatie beschikt de Belastingdienst over een breed spectrum aan publicaties. Alle organisatieonderdelen (denk bijvoorbeeld ook aan Toeslagen, Douane en ondersteunende eenheden als de facilitaire unit) hebben een eigen digitaal nieuwsmedium. Daarnaast hebben de meeste nog een papieren personeelsblad. In de informatievoorziening wil ‘De Beeldkrant’ een overstijgend medium zijn dat belastingdienstbreed medewerkers op de hoogte houdt van alles dat er speelt op belastinggebied, zowel intern als extern.

Bedrijfsjournalist Ad van der Donk was betrokken bij de invoering van het sjabloon van Lotus Notes: ‘Hiervoor gebruikten we een groepssjabloon in Word om de Beeldkrant te schrijven. Het resultaat was een saaie, simpele krant met alleen tekst. We konden ons voorstellen dat collega’s bepaald niet gemotiveerd werden om deze krant te lezen. Bovendien moest ook de Belastingdienst met z’n tijd mee gaan; nieuwsvoorziening bestaat tegenwoordig ook uit foto’s, streams, doorkliks en een forum. Het huidige sjabloon ondersteunt dit allemaal zonder aan ‘usability’ in te boeten. Ook  konden we de oude krant moeilijk aanvullen of aanpassen na publicatie. Dódelijk voor een nieuwsredactie. Het kwam voor dat belangrijk belastingnieuws door collega’s eerst in de ochtendbladen werd gelezen. Nu passen we tussendoor snel en naar hartenlust aan.’

Aanvankelijk lag er het plan om met Tridion te werken. Dit had nogal wat voeten in aarde. Van der Donk: ‘Voor iedereen die Tridion zou gaan gebruiken lag er een lijvige handleiding klaar. Er werden zelfs al cursussen gepland.’ Toen het zover was, werd het project afgeblazen omdat het automatiseringscentrum van de Belastingdienst Tridion niet meer kon ondersteunen. Een externe werknemer bood uitkomst: deze kwam er achter dat Lotus, reeds in gebruik als mailprogramma, een sjabloon bevatte: Lotus Workplace Web Content Management (LLWCM). Deze ‘noodoplossing’ functioneert inmiddels alweer ruim drie jaar. Van der Donk: ‘Het invoeren van Lotus Notes ging redelijk geruisloos wat personele bezetting en taken betrof. Alleen de beeldredactie kreeg er een taak bij: het uitzetten, zoeken en bewerken van digitaal beeldmateriaal. Overigens worden streams, zelfgemaakt of aangeboden, steeds belangrijker dus komt er misschien een collega bij die zich daar mee bezig gaat houden.’ 

Een beginnersfoutje, dus eind goed al goed? Voorlopig wel, maar er ligt nog een grote wens op de plank. Van der Donk: ‘Op dit moment zit iedereen nog lekker voor zijn eigen winkeltje te werken. Je zou kunnen zeggen dat er voor elk medium een apart invoeringssysteem bestaat. Dat is erg inefficiënt als het gaat om bijvoorbeeld het hanteren van een uniforme huisstijl, maar ook voor medewerkers die daardoor kennis moeten hebben van meerdere systemen. We willen dus één CMS voor alle digitale media. Helaas is het nog lang niet zo ver; in tijden van bezuinigingen heeft dit geen prioriteit.’