Als gemeente kun je Den Haag gerust ambitieus noemen. Het centrum van de regering heeft grote plannen om met een nieuwe website, niet langer een gemeentesite maar een stadsportaal, haar inwoners, ondernemers en bezoekers nog beter te informeren. Wat wil je ook met een credo als ‘excellente dienstverlening’. Het content management systeem van Den Haag gaat op de schop. ‘We hebben jarenlang met het huidige systeem gewerkt. Nu zijn we hard toe aan vernieuwing.’
 
‘Binnen de gemeente Den Haag werken we aan de verbetering van de zogeheten ‘click’, ‘call’, ‘face’-gedachte. Of burgers nu informatie zoeken via de website, of dat ze de gemeente bellen; zij moeten altijd hetzelfde antwoord krijgen op hun vraag’, aldus Jeroen van Els, die met zijn Bureau Internet en Intranet het nieuwe CMS gaat beheren. ‘De website, de ‘click’ dus, vormt in de meeste gevallen de informatiebron en is hiermee leading. Die moet dus goed op orde zijn.’

De gemeente Den Haag is een grote organisatie die bestaat uit diensten met een gespecialiseerde taak, zoals de Dienst Gemeentebelastingen en de Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn. Al deze diensten moeten met hun informatie en diensten een mooie plek krijgen op het stadsportaal. De website wordt zo ingericht dat de informatie zoveel mogelijk gaat aansluiten bij de behoefte van de bezoeker. Van Els: ‘Het stadsportaal wordt vraaggestuurd. We gaan onszelf continue afvragen: ‘waar is de klant naar op zoek?’ Dit doen we onder meer door continue cijfers op te leveren en te onderzoeken over het gebruik van de website. Daarnaast gaan we voortdurend zoektermen analyseren.

Artikelen die nooit worden gelezen moet je misschien verwijderen. Zoeken bezoekers van de site massaal op ‘Koninginnenach’, en hebben we hierover geen informatie gepubliceerd, dan moeten we aan de slag met dit onderwerp. De content op het stadsportaal moet zo aansluiten bij de behoefte van de bezoeker.’

Bij de gemeente Den Haag gaat dus een boel veranderen, zoveel is duidelijk. Waar wordt nu nog mee gewerkt? Van Els: ‘Nu werken wij nog met het CMS Smartsite. We gaan over naar GX Webmanager. Het is de eerste keer dat de gemeente Den Haag switcht van CMS. Na jaren van trouwe dienst zijn we wel hard aan vernieuwing toe. In oktober gaat de nieuwe website met het nieuwe onderliggende CMS live.’

Het implementeren van een CMS en het lanceren van het stadsportaal is een omvangrijke klus. Vooral ook omdat een CMS voor een gemeente veel meer is dan een stuk gereedschap om content mee te publiceren. Van Els: ‘Als gemeente moet je veel zaken op je website regelen. Producten en diensten van andere overheden zoals ministeries en waterschappen moeten via je zoekmachine van je website worden aangeboden, je moet de mogelijkheid hebben om jezelf digitaal te identificeren via DigiD en je moet gemeentelijke bekendmakingen en raadsinformatie op je website publiceren. Het technisch implementeren van al deze functionaliteiten en modules, en de lijst is behoorlijk lang, maakt zo’n project groot en uitdagend.’

Hoe staat het ondertussen met de contentmigratie van het oude CMS naar het nieuwe? ‘Het is veel werk om alle teksten op te schonen. Door de jaren heen is er veel gepubliceerd op www.denhaag.nl. We hebben redacteuren aangetrokken die teksten herschrijven en ervoor zorgen dat alle teksten B1-niveau krijgen, zodat ze goed te begrijpen zijn. Eventueel worden teksten geschrapt. Bovendien wordt content goed gemetadateert, zodat deze straks in de nieuwe site gemakkelijk terug te vinden is. De gemeentelijke diensten voeren nog een laatste controle uit over de teksten. Inmiddels hebben we een container aan goed leesbare content klaarstaan’, aldus Van Els.

De vernieuwing van een website heeft veel belanghebbenden. Dat maakt een dergelijk project complex. ‘Elke betrokkene wil zijn ei kwijt en er wordt veel overlegd tussen alle partijen. Soms zou je willen dat je wat makkelijker tot overeenstemming komt. Aan de andere kant moet je blij zijn dat iedereen het zo’n belangrijk onderwerp vindt.’ Ook de grootte van het project moet niet worden onderschat. ‘We hebben het groot aangepakt. Organisatorisch zorgen we voor veranderingen, we hebben nieuwe softwarepakketten aangeschaft en geïmplementeerd, de vormgeving wordt vernieuwd en alle content wordt herschreven. Soms vraag je je af of je het project misschien stap voor stap had kunnen uitvoeren. Maar je kunt toch moeilijk naar een nieuw, fris CMS gaan met oude content en een oude vormgeving? Als het er eenmaal staat en iedereen is tevreden, en daar gaan we van uit, mag het resultaat er echt zijn!’